2.2 Организационная структура и функции подразделений организационной структуры

Основной задачей в управлении экономикой предприятия является увеличение производства, повышение качества продукции, производительности труда, экономической эффективности производства. Для этого требуется рационально и эффективно использовать средства производства, а также трудовые ресурсы. Большое значение в решении указанных вопросов принадлежит экономически обоснованной структуре управления, участие квалифицированных специалистов в организации не только технологических, но и производственных процессов.

В рамках системы управления в организации ООО «АЗПИ» решаются следующие основные задачи:

- руководство предприятия обеспечивается информацией необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

- участники управленческих процессов координируют свои действия для достижения стратегических целей компании;

- менеджеры компании несут ответственность за принятие решений в соответствии с их полномочиями;

- менеджеры вовлекаются в процессы планирования и контроля, вследствие чего повышается их заинтересованность в результатах работы подразделений и компании в целом.

Для наиболее эффективного управления в организации существует четкое разграничение прав и обязанностей по уровням управления, а также наличие положений об отделах и должностных инструкций. Остановимся более подробно на организационно-функциональной структуре управления. В данной организации выделены следующие основные подразделения:

- администрация;

- бухгалтерия;

- отдел производства;

- снабжение и закупки;

- маркетинг и сбыт.

Во главе каждого подразделения стоят главные специалисты.

Основными задачами в управлении подразделения «Администрация» являются:

- организация продаж продукции;

- заключение договоров с потребителями продукции на основе утвержденных цен;

- руководство отгрузками продукции при наличии договоров поставки, купли-продажи, мены, проведенного взаимозачета, либо 100% предоплаты;

- разработка маркетинговой и ассортиментной политики;

- составление плана продаж;

- выдвижение предложений по реорганизации структуры коммерческой службы;

- поиск и развитие договорных отношений со стратегическими партнерами с целью увеличения объема реализации продукции;

- способствование развитию оптовых рынков, представительств, дилерской сети;

- организация, координация и контроль деятельности подчиненных;

- отбор работников и оценка результатов деятельности подчиненных;

- повышение их профессионального уровня;

- подготовка прогнозов и текущее планирование продаж;

- исследование требований потребителей к качеству производимой продукции;

- обеспечение работы складского хозяйства, создание условий для сохранности готовой продукции;

- организация исследования рынков и конкурентов;

- организация сбора анализа информации по покупателям;

- формирование требований к информационному обеспечению и организации хранения коммерческой информации;

- организация транспортного обслуживания;

- организация ежемесячной отчетности о выполнении плана продаж;

- соблюдение условий заключенных договоров с потребителями продукции.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю предприятия. В компетенции главного бухгалтера входит:

- формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности;

- обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Менеджер по отгрузкам (сбыту) подчиняется коммерческому директору. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному и правильному оформлению отгрузочных документов. Обеспечивает учет выполнения заказов, состояние запасов готовой продукции на складах. Определяет потребности общества в транспортных и механизированных погрузочных средствах для отгрузки и перевозки готовой продукции. Обеспечивает контроль за отгрузками продукции, учет остатков нереализованной готовой продукции. Координирует деятельность менеджеров по работе с клиентами по оптовой, розничной торговле, водителей общества по доставке готовой продукции по заявкам потребителей.

К обязанностям менеджера по отгрузкам (сбыту) относится:

- контроль полноты и правильности оформления заявок потребителей, а также за своевременности и полноты их выполнения, правильного комплектования партии готовой продукции по сопроводительным документам;

- оформление и при необходимости корректировка заявок на ежемесячное планируемое количество вагонов для отправки готовой продукции, оформление товаросопроводительных документов;

- обеспечение готовности транспортных средств к загрузке готовой продукцией (автомобильный и железнодорожный транспорт);

- осуществление непосредственной работы с представителями железной дороги по предоставлению вагонов и оплате услуг в отсутствие ответственного за подачу вагонов и выполнение плановых заявок.

Работник несет ответственность за причиненный в результате виновных действий ущерб в соответствии с действующим законодательством.

За ненадлежащее выполнение изложенных требований, за выполнение работ в нарушение указаний коммерческого директора, если в результате таких действий Предприятию причинен материальный ущерб, либо при отсутствии допуска к работе работник несет дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством, вплоть до увольнения.

Менеджер по снабжению подчиняется коммерческому директору.

В обязанности менеджера по снабжению входит:

- работа по закупке материалов, необходимых для собственного производства в соответствии с заключенными договорами, определяющими характер и объем поставок, а также их оплату;

- выявление потенциальных поставщиков (продавцов) производимой ими продукции, заключение договоров купли-продажи;

- оформление в соответствии с установленным порядком документации на закупаемую продукцию, заказ контейнеров и транспортных средств для её перевозки;