5.4. Контроль

Контроль – это функция управления, задачей которой является оценка и учет результатов работы организации. Главным инструментом контроля является наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. Контроль выступает элементом обратной связи, т.е. результаты контроля обязательно сравниваются с планируемыми показателями и используются для корректировки плана.

Контроль является одним из важнейших средств реализации поставленных целей. Контроль может быть определен как постоянный и структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Контроль осуществляется по трем аспектам [12]:

• время;

• стоимость;

• качество.

Контроль сроков. В соответствии с общепринятым принципом управления считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта основательно затягиваются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы.

Контроль затрат. Контроль за расходование средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возможные проблемы. Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонения от него.

Контроль качества. Качество – совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные и предполагаемые потребности.

Контроль можно разделить на четыре стадии:

• мониторинг и анализ результатов;

• сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений;

• прогнозирование последствий сложившейся ситуации;

• корректирующие действия.

Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются отчеты о ходе выполнения работ по проекту и совещания.

Отчеты о выполнении работ должны включать пять основных пунктов:

• сметную стоимость;

• фактические результаты;

• прогнозируемые результаты;

• отклонения фактических и прогнозируемых результатов от планируемых или расчетных показателей;

• причины отклонений.

Основные задачи совещания:

• обмен информацией;

• обсуждение проблем;

• обсуждение сроков по календарному плану.

Для проведения эффективного контроля должны соблюдаться следующие условия.

1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отображение общих приоритетов организации и их поддержка.

2. Ориентация на результаты. Необходимо, чтобы самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

3. Соответствие делу – контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности.

4. Своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5. Гибкость контроля. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться в происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны.

7. Экономичность контроля. Все затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов.

Контроль может классифицироваться на следующие виды исходя из следующих признаков.

1. Цели контроля:

• стратегический;

• оперативный.

2. Предмет контроля:

• финансовый;

• административный.

3. Масштабы контроля:

• полный;

• выборочный.

4. Формы контроля:

• внутренний;

• внешний.

Стратегический контроль составляет содержание деятельности высшего менеджмента на предприятии и предусматривает учет, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития предприятия. Он концентрируется на жизненно важных аспектах политики предприятия: маркетинге, научно-технических прогнозах, продуктово-тематическом портфеле.

Оперативный контроль составляет содержание деятельности в большей степени среднего и низшего менеджмента на предприятии. Объектами оперативного контроля выступают тематические производственные задания, сроки проведения работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты.

Финансовый контроль ориентирован на конечные экономические результаты деятельности предприятия. Объектами контроля являются такие показатели как прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние предприятия, а также отдельных проектов.

Административный контроль. Объектами административного контроля выступают проекты в целом и их отдельные части, плановые задания, сроки и поставки ресурсов, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы и тематических планов исследований и разработок.

Формы и масштабы управленческого контроля зависят от двух существенных факторов: от субъекта контроля и конкретной задачи его организации. Система внутреннего контроля за деятельностью организации, которая должна обеспечить менеджмент всех уровней информацией, необходимой для принятия управленческих решений. Кроме того, предприятие является объектом контроля со стороны внешних контрольных органов: вышестоящей организации, государственных или международных контрольных органов (финансовых, природоохранительных, правовых и пр.). Внутренний или внешний контроль может носить тотальный или выборочный характер.

Полный контроль строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой структуре предприятия.

Выборочный контроль организуется обычно как разовое мероприятие, имеющее целевой характер проверки состояния работ по отдельному проекту, качества продукции, соблюдения нормативных требований и пр.