Подготовка запросов информации (rfi) и заявок на предложения (rfp)

Многие организации, планирующие масштабную модернизацию сети или развертывание новой сети, составляют плановые документы, отсылаемые поставщикам. Эти документы носят названия Request for Information (RFI) (Запрос информации) и Request for Proposals (RFP) (Заявка на предложения). RFI-запрос является первой попыткой общими словами описать потребности. В нем обычно описывается сама организация, имеющиеся ресурсы и тип служб (услуг), которые желательно получить у поставщиков. В частности, описание услуг может содержать такую фразу: "Поставщик должен установить сетевой кабель и оборудование в каждой комнате здания". RFP запрос рассылается поставщикам, которые в ответ предоставляют информацию о своих продуктах и о том, как эти продукты позволяют решать задачи определенные в запросе. Организация может выбрать поставщика на основе информации, присланной в ответ на RFI-запрос, а может выслать следующий документ – RFP. RFP-заявка обобщает полученную информацию, и на ее основе формулируются точные спецификации, которые в дальнейшем могут войти в контракт. Точная спецификация может выглядеть так: "Поставщик должен проложить кабель Категории 5 в каждую комнату, предусмотреть по два сетевых подключения на комнату. На каждом этаже здания кабель Категории 5 должен подключаться к коммутаторам 100BaseT. По окончании монтажа поставщик тестирует все соединения и коммутаторы и письменно подтверждает работоспособность каждого соединения и коммутатора.

Составление документов RFI и RFP имеет следующие преимущества:

• ваша организация может взвешенно определить свои потребности к новой или модернизированной сети;

• поставщики знакомятся с вашей организацией и понимают ее конкретные потребности;

• создается капитальная основа для обсуждения контрактов между вашей организацией и теми поставщиками, которые будут выбраны;

• появляются рекомендации, которым может следовать персонал компаний-поставщиков и вашей организации в ходе монтажных работ.