Этапы разработки консалтинговых проектов

Этап 1. Анализ первичных требований и планирование работ. Этот этап включает предварительное изучение задачи (построение обзорной диаграммы потоков данных). Аналитик при этом должен:

1) разумно оценить преимущества внедрения данной системы; 2) оце­нить временные затраты; 3) обосновать стоимость следующего шага.

Этап 2. Проведение обследования деятельности предприятия. Этот этап включает определение организационной и топологической структур предприятия, анализ распределения функций по подраз­делениям и сотрудникам, определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации, предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе, определение перечня целевых задач (функций) предприятия. При проведении обследова­ния целесообразно применять следующие методы: 1) анкетирование;

2) сбор документов; 3) интервьюирование.

Возможны случаи, когда в процессе проведения обследования выявляется нецелесообразность проведения работ по автоматизации управления предприятием. После подробного описания всех выпол­няемых функций, используемых ресурсов (финансовых, трудовых, временных, энергетических, материальных и т. д.), обследования ма­териальных и информационных потоков, детального изучения про­изводства, используемых методов планирования и учета, а также предварительного расчета экономической эффективности выясня­ется, что для предприятия вполне достаточно простого наведения порядка и дальнейшие работы по созданию автоматизированной ин­формационной технологии управления следует прекратить.

Этап 3. Построение и анализ моделей деятельности предприятия. Под моделью понимают описание проектируемой технологии (тексто­вое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является IDEFO, предложенный более 20 лет на­зад Дугласом Россом. Ранее этот метод назывался SADT (Structured Analysis and Design Technique). Построение и анализ моделей деятель­ности предприятия относится к области бизнес-консалтинга.

На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построения функциональных, информационных и, по необходи­мости, событийных моделей следующих двух видов:

• модели «как есть» (as-is), которая представляет собой « снимок» положения дел на предприятии на момент обследования;

• модели «как должно быть» (to-be), интегрирующей перспектив­ные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков по совершенствованию деятельности предприятия.

Одна из важных особенностей автоматизированных информаци­онных технологий управления организационно-административными системами — это принципиальная невозможность проведения реальных экспериментов до завершения проекта. Построение модели «как есть» функционирующей организации позволяет понять, что делает и как функционирует предприятие с позиций системного анализа, где его слабые места, в чем преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Невозможно внедрить эффективную информа­ционную технологию при неэффективной общей организации рабо­ты. Поэтому результатом анализа и критической оценки модели «как |есть» должно быть перенаправление информационных потоков и усо­вершенствование бизнес-процессов в новой модели «как должно быть», которая должна использоваться для реорганизации деятельности предприятия. Результат построения модели самодостаточен, если удается более рационально организовать бизнес-процессы на . предприятии — это уже результат, оправдывающий капиталовложения. Построенные модели деятельности предприятия являются не просто промежуточным результатом, они представляют большое практическое значение. Модели позволяют осуществлять автомати­зированное обучение работников конкретному направлению деятель­ности предприятия с использованием диаграмм (как известно, одна графическая иллюстрация стоит тысячи слов). Кроме того, с их помо­щью можно осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления новых потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов.

При построении моделей обычно пользуются следующими реко­мендациями:

• структурирование должно осуществляться в соответствии с ви­дами деятельности и бизнес-процессами предприятия, а не в соот­ветствии с его организационной и штатной структурой;

• первый (верхний) уровень модели должен отражать только кон­текст системы, т. е. взаимодействие предприятия с внешней средой;

• на втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности предприятия и их взаимосвязи;

• каждый из видов деятельности, в свою очередь, должен быть детализирован на бизнес-процессы (желательно, единственного уров­ня). Например, деятельность по учету кадров включает следующие бизнес-процессы: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение и т. п.

• дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций (так, процесс «Прием на работу» содер­жит функции «Прием заявления», «Оформление приказа», «Регистра­ция» и т. д.). Обычно для моделирования бизнес-функции достаточно 2—3 уровней детализации, которая завершается описанием элемен­тарного алгоритма с помощью миниспецификации;

• общее число уровней модели не должно превышать шесть или семь.

Переход от модели «как есть» к модели «как должно быть» обыч­но осуществляется двумя способами: 1) совершенствованием техно­логии на основе оценки их эффективности («мягкий» реинжиниринг); 2) радикальным изменением технологии и переосмыслением бизнес-процессов («жесткий» реинжиниринг).

Результатом проведения анализа и оценки моделей являются пред­ложения по:

• изменению технологий целевой и обеспечивающей деятельно­сти предприятия, операций учета, планирования, управления и кон­троля;

• построению рациональных технологий работы структурных подразделений предприятия с учетом используемых информацион­ных технологий;

• созданию перспективной организационной структуры управле­ния, осуществляющей реализацию рациональных технологий работы;

• изменению информационных потоков и документооборота, обеспечивающих реализацию рациональных технологий работы;

• разработке проектов внутреннего и внешнего документооборо­та, проекта положения о документообороте, проекта альбома форм входных и выходных документов.

Этап 4. Разработка системного проекта (модели требований к бу­дущей системе). Системный проект представляет собой концеп­цию построения новой технологии управления (условия функциони­рования будущей системы, распределение выполняемых функций между техникой и персоналом и между исполнителями, требования к программным, техническим, информационным и другим компонен­там технологии и т. д.). Иногда системный проект называют моделью требований, так как этот проект в формализованном и достаточно на­глядном виде представляет выявленные и согласованные требования заказчика. Следует отметить основное достоинство системного про­екта. Для традиционной формы разработки проектов характерно то, что результат разработки заказчик мог впервые увидеть и оценить только на этапе ввода в эксплуатацию, когда большинство работ уже закончено. Известно, что исправление ошибок, допущенных на предыдущей стадии,.обходится примерно в 10раз дороже, чем оши­бок, выявленных в текущей ситуации. Из этого следует, что наиболее критичными являются первые стадии проекта. Поэтому крайне важ­но иметь эффективные средства автоматизации ранних этапов реа­лизации проекта.

Фактически на этапе разработки системного проекта дается от­вет на вопрос: «Что должна делать будущая система?». Системный проект должен включать:

• полную функциональную модель требований к будущей системе;

• комментарии к функциональной модели (спецификации про-, цессов нижнего уровня в текстовом виде);

• пакет отчетов и документов по функциональной модели, вклю­чающий характеристику объекта моделирования, перечень подсистем, требования к способам и средствам связи для информационного об­мена между компонентами, требования к характеристикам взаимо­связей системы со смежными системами, требования к функциям системы;

• концептуальную модель интегрированной базы данных (пакет | диаграмм);

• архитектуру системы с привязкой к концептуальной модели;

• предложения по организационной структуре для поддержки системы.

Системный проект полностью независим и отделяем от конк­ретных разработчиков, не требует сопровождения его создателями и может быть безболезненно передан другим лицам. Более того, если предприятие по каким-либо причинам не готово к реализации и вне­дрению технологии на основе проекта, он может быть положен «на полку» до тех пор, пока в нем не возникнет необходимость.

Работы по созданию системного проекта могут быть выполнены специалистами самого предприятия или специально нанятой для этой цели консалтинговой фирмой. Работы подобного рода достаточно дорогостоящие, но профессионалы работы такого уровня сложности выполняют обычно лучше и эффект от их работы гораздо больший. Консалтинговые фирмы заканчивают работы созданием системного проекта и проводят обучение сотрудников предприятия-заказчика. Далее, работы на всех последующих этапах реализации проекта вы­полняются сотрудниками предприятия-заказчика при поддержке консалтинговой фирмы. и обеспечивающей) новой автоматизированной информационной технологии управления. Этот этап разделяется на две стадии:

• проектирование архитектуры технологии, включающее разра­ботку структуры и интерфейсов ее компонент (автоматизированных рабочих мест), согласование функций и технических требований к компонентам, определение информационных потоков между основ­ными компонентами, связей между ними и внешними объектами;

• детальное проектирование, включающее разработку специфи­кации каждой компоненты, требований к тестам и плана интеграции компонент, а также построение моделей иерархии программных мо­дулей и межмодульных взаимодействий и проектирование внутренней структуры модулей.

Центральное место среди перечисленных видов работ занимает построение моделей автоматизированных рабочих мест, включающих подсхемы информационной модели и функциональные модели, ко­торые ориентированы на эти подсхемы.

Данный этап включает разработку и создание технического про­екта и обеспечивает разработку общих решений: 1) по всей технологии и ее частям; 2) функционально-алгоритмической структуре; 3) функ­циям персонала и организационной структуре; 4) структуре техничес­ких средств; 5) алгоритмам решений задач и применяемым языкам; 6) организации и ведению информационной базы; 7) системе класси­фикации и кодирования; 8) программному обеспечению. На этом же этапе проводится разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации.

Этап 6. Создание рабочего проекта. Это этап практической реа­лизации основных положений технического проекта. На данном этапе осуществляются:

1) разработка рабочей документации, содержащей необходимые и достаточные сведения для обеспечения выполнения работ по вводу информационной технологии в действие и ее эксплуатации, а также для поддержания уровня эксплуатационных характеристик (качества) АИТУ в соответствии с принятыми проектными решениями, ее офор­мление, согласование и утверждение;

2) разработка программ и программных средств АИТУ и разра­ботка программной документации:

а) если принято решение о разработке оригинальной технологии специалистами предприятия, то программирование модулей, их тес­тирование и отладка, комплектация в АРМы специалистов и единую технологию;

б) если используется существующее программное обеспечение, то выбор, адаптация и/или привязка приобретаемых программных продуктов к конкретным условиям, наполнение используемой техно­логии фактическими данными, построение процедур их обработки, интеграция их внутри каждого из АРМ, интеграция АРМ в единую технологию.

Все три проекта (системный, технический и рабочий) являются описанием разрабатываемой технологии, но с различной степенью детализации. Процесс создания различных видов проекта - процесс итерационный, т. е. предполагающий возврат к предыдущим этапам с обязательными уточнениями или модификациями. Так же и про­цесс ввода в действие АИТУ представляет собой постепенный пере­ход от существующей системы управления к автоматизированной. При этом повышается не только степень использования технических средств, но и соответствующим образом изменяются сами методы уп­равления. Начиная с этапа разработки технического проекта, каждая очередь АИТУ, связанная с решением комплекса задач или отдель­ных задач, вводится в эксплуатацию по-стадийно, по мере готовности рабочей документации и соответствующих технических средств.

Этап 7. Ввод в действие разработанной информационной технологии. На этом этапе проводятся работы по организационной подготовке объекта автоматизации к вводу в действие, обучение персонала, осу­ществляются испытания АИТУ на работоспособность и соответствие техническому заданию согласно программе и методике предваритель­ных испытаний, а также устранение неисправностей и внесение соот­ветствующих изменений в описание. Оформляется акт о приемке АИТУ в опытную эксплуатацию. Затем осуществляется опытная эксп­луатация в соответствии с программой и методикой ее проведения. Проводятся также анализ результатов приемочных испытаний и уст­ранение недостатков, выявленных при испытаниях, с соответствую­щей корректировкой документации. Завершается этап оформлением акта о приемке АИТУ в постоянную эксплуатацию.

Этап 8. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обяза­тельствами и послегарантийное обслуживание. На этом этапе осуще­ствляются работы по анализу функционирования АИТУ, выявлению отклонений фактических эксплуатационных характеристик от про­ектных значений и установлению причин отклонений, устранению выявленных недостатков и внесению необходимых изменений в до­кументацию на АИТУ.