Инструментальные средства автоматизации управления проектированием.

К числу основных факторов, предопределяющих выбор инструментального средства для управления проектами, можно отнести следующие:

• тип задач, для которых потребуется система управления проектами;

• характер деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления;

• вид деятельности, которая может планироваться в виде проектов;

• уровень детальности, до которого необходимо планировать и контролировать проекты.

Для поддержки различных управленческих задач используются различные программные средства.

1. Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений. Примером системы для анализа проектов является хорошо известная на российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting.

Необходимо отметить, что для описания плана инвестиций в Project Expert используются традиционные подходы сетевого планирования, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы Gantt- и PERT-диаграммы.

2. Однако если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо переходить к использованию ПО управления проектами. Следует отметить, что Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.

Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета необходимо ответить на вопросы, связанные с выяснением состава функций планирования и управления, которые требуется реализовать:

• только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;

• планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;

• планирование и контроль финансовых вложений без деталь­ного планирования использования ресурсов;

• детальное планирование использования ресурсов;

• многопроектное управление.

Далее следует определить также требования к следующим компонентам проекта:

• к размерности проектов и детальности планирования;

• организационной структуре управления и отчетности;

• сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми;

• каково примерное количество задач в одном проекте;

• сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте;

• как будут разделяться ресурсы между проектами.

Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.).

Существенными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т.е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта.

Для пользователей, использующих пакеты управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата.

В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, позволяющих обмен данными.

Выбираемое средство управления проектами должно вклю­чать следующие базовые функциональные возможности.